Otimização de Processos

A otimização de processos é um método de gestão que ajuda a aprimorar a organização das atividades e incrementar os resultados do negócio.

A otimização de processo é uma técnica que busca aprimorar os resultados de uma organização, por meio de ferramentas que ajudam a identificar oportunidades de melhoria.

O que é Otimização de Processo?

É um conjunto de ações promovidas por uma organização, com o objetivo de melhorar o desempenho do negócio.

Consiste em adotar práticas mais eficientes nas metodologias de trabalho e formalizar as etapas de realização de determinada atividade. Também é importante mensurar tempo e recursos gastos para sua execução.

A otimização de processo trabalha com três objetivos principais:

• Evitar ao máximo qualquer desperdício, seja ele tempo, dinheiro ou recursos.

• Garantir a redução de falhas ou erros.

• Solucionar problemas enfrentados pela organização.

Otimização de Processos Industriais

A otimização de processos industriais segue o mesmo principio e busca garantir o aprimoramento das atividades em uma indústria.

Promover a otimização de processos de forma contínua é um dos objetivos do BPM (Business Process Management), disciplina responsável pela gestão de processos e que contribui para:

• Garantir o máximo de produtividade.

• Reduzir os custos de operações.

• Melhorar a segurança dos processos.

Intimamente ligado à gestão da qualidade, a otimização de processos industriais mensura e aprimora diversas variáveis como níveis de estoque e energia, temperaturas de materiais e caldeiras, pressão, entre outros.

Vantagens de Otimizar os Processos

A otimização de processos é essencial para melhorar o desempenho da empresa, pois permite que a empresa olhe para si mesma em busca de melhorias. Esses aprimoramentos se refletem em uma série de benefícios, com:

• Mitigação de riscos: otimizar os processos ajuda a padronizá-los, o que contribui para reduzir as chances de falha humana e gerir melhor os riscos de cada atividade.

• Custos menores: uma das ações da otimização de processos é identificar e eliminar os desperdícios. Assim é possível realocar recursos mal destinados e aproveitá-los de forma mais inteligente.

• Processos mais eficiente: é possível investigar quais são as habilidades necessárias para cada tipo de atividade e definir os profissionais mais capacitados para executá-las. Além disso, as etapas desnecessárias são eliminadas, tornando os processos mais enxutos e eficientes.

• Maior capacidade para resolver problemas: um dos problemas encontrados por quem não usa otimização de processos, é a dificuldade de solucionar os problemas. A padronização dos processos permite que seja possível identificar um problema de forma preventiva, antes que alguma consequência seja trazida à empresa.

• Incremento de resultados: como consequência disso tudo, os resultados financeiros se tornam muito melhores, por meio de uma performance otimizada, planejamento inteligente e processos bem conduzidos, de ponta a ponta.

Quais são os sintomas de uma empresa sem processos otimizados?

Se você ainda está em dúvida se precisa ou não implementar alguma estratégia de melhorias, abaixo, listamos os principais sintomas relacionados à falta de otimização de processos nas empresas.

• É sempre problemático localizar dados nos sistemas e alguns sequer chegam a ser coletados

• Há insatisfação dos clientes devido à qualidade dos serviços e produtos

• As entregas sempre sofrem com atrasos, uma vez que não há padrão para os prazos

• Sempre acontecem variações no serviço ou produto final

• Os líderes estão sempre com dificuldade para delegar funções

• Existe uma grande dificuldade na hora de planejar as metas e mensurar os resultados.

6 etapas de otimização de processos

A otimização de processos pode ser feita por meio de diferentes metodologias. Mas, abaixo, você confere seis etapas importantes para esse tipo de trabalho.

• Definição de objetivos: antes de começar a executar as mudanças, é preciso definir qual é o objetivo a ser alcançado. A ideia é fazer uma revisão dos processos que acontecem em toda a empresa ou ajustar os gargalos de uma área específica? Melhorar um processo específico é uma tarefa mais simples, enquanto uma revisão completa é mais trabalhosa e tem um impacto maior.

• Mapeamento dos processos atuais: o mapeamento dos processos é, talvez, a parte mais importante para a otimização de processos. Nesse ponto é preciso fazer o mapeamento AS IS, que é o nome dado para o levantamento de atividades que são realizadas atualmente dentro da empresa e como elas são realizadas. O principal objetivo é entender em qual ponto a empresa está, para que seja possível identificar as melhorias necessárias.

• Eliminação de etapas redundantes ou dispensáveis: com os processos já mapeados, a empresa é capaz de identificar etapas que sejam dispensáveis para otimizar os processos. Um exemplo são as tarefas feitas de forma analógica, mas poderiam estar sendo feitas digitalmente de forma completamente automática. Tarefas improdutivas ou que geram gastos desnecessários para a empresa também devem ser identificadas e eliminadas.

• Repensar processos: depois de pensar nos processos dispensáveis e redundantes, é necessário focar naqueles que precisam ser mantidos, e refletir sobre sua melhoria. Para isso, é preciso repensar a forma com que são feitos. Por isso, é preciso entender se existe uma forma melhor de fazer o processo, ou se ele está sendo conduzido da forma correta. Quais erros podem acontecer durante a realização desse processo e como eles podem ser evitados? Quais pontos desse processo podem paralisar a produção? Responder essas perguntas tendo em mente seu impacto tanto para o processo em si quanto para a empresa como um todo, é essencial para melhorar os resultados da empresa.

• Implementar ferramentas de automação: para garantir que os processos aprovados sejam implementados sem erro, e de forma contínua, é preciso investir em automação. A automatização de processos tem como objetivo facilitar ainda mais o gerenciamento de processos da empresa e garantir que o controle de formulários, prazos e a coleta de dados sejam centralizados, evitando ainda mais tempo e desperdício.

• Monitorar os resultados de forma contínua: o projeto de automatização de processos é cíclico, e precisa de atenção constantemente. Por isso, mesmo após realizar todos os passos anteriores, certifique-se sempre de estar monitorando. Ainda que tudo tenha saído como o planejado, sempre podem aparecer novos problemas, gargalos e oportunidades de melhoria.